Conditions générales d'utilisation

Aux fins des présentes CGU, les termes suivants ont la signification ci-après :

Plateforme : désigne l'ensemble des services numériques composant SEFODE School, notamment l'application web, l'application mobile, les interfaces techniques, les bases de données et les fonctionnalités associées.

SEFODE Africa : désigne l'éditeur et l'exploitant technique de la plateforme.

Établissement : désigne tout établissement d'enseignement ayant souscrit ou bénéficiant d'un accès à SEFODE School.

Utilisateur : désigne toute personne autorisée à utiliser la plateforme.

Utilisateur établissement : désigne notamment un membre de la direction, un enseignant, un agent administratif ou tout autre membre du personnel habilité par l'établissement.

Utilisateur famille : désigne un parent ou tuteur légal autorisé à accéder aux informations relatives à un ou plusieurs élèves qui lui sont rattachés.

Élève : désigne l'élève inscrit dans un établissement client et autorisé à utiliser les fonctionnalités qui lui sont accessibles.

Compte : désigne l'espace individuel permettant à un utilisateur authentifié d'accéder aux fonctionnalités correspondant à son profil et à ses habilitations.

Données : désigne l'ensemble des informations, documents, contenus et données introduits, générés ou traités au moyen de la plateforme.

Données personnelles : désigne toute information de quelque nature que ce soit et indépendamment de son support, y compris le son et l'image, relative à une personne physique identifiée ou identifiable.

La plateforme SEFODE School est éditée et exploitée par SEFODE Africa, Société à responsabilité limitée au capital social d'un million (1 000 000) FCFA enregistrée au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier sous le N° RCCM RB/ABC/26 B 11501 ; dont le siège social est sis à Quartier : Somé, Parcelle : Carré sans bornes, Maison : VITOGO TOTONDE, Tél : +2290165740302, Email : contact@sefodeafrica.com, représentée par Monsieur CATRAILLE Sèfodé Michel Boris Waren, son Gérant.

Site internet : https://sefodeafrica.com/

SEFODE School fournit aux établissements des fonctionnalités permettant notamment :

• la gestion des élèves ;
• la gestion des inscriptions ;
• la gestion des classes, niveaux et matières ;
• la gestion des notes et résultats ;
• la génération des bulletins ;
• le suivi des présences et retards ;
• le suivi de la discipline ;
• la gestion des emplois du temps ;
• la gestion des frais de scolarité et paiements ;
• la génération de reçus ;
• la communication avec les familles ;
• la gestion des rendez-vous ;
• l'émission de certificats de scolarité ;
• le suivi des devoirs ;
• la gestion des utilisateurs, rôles et permissions ;
• la consultation des informations scolaires par les parents et élèves via l'application mobile.

Les fonctionnalités effectivement accessibles à un utilisateur dépendent de son profil, de son établissement, de son niveau d'habilitation et des services souscrits ou activés par l'établissement.

L'accès à SEFODE School nécessite généralement une connexion Internet ainsi qu'un équipement compatible avec le service utilisé.

Les frais liés :

• à l'accès à Internet ;
• à l'acquisition ou à l'utilisation d'un ordinateur, smartphone ou tablette ;
• à la consommation de données ;
• à l'utilisation d'un réseau mobile ;

restent à la charge de l'utilisateur ou de l'établissement, selon les modalités convenues entre eux.

SEFODE Africa ne garantit pas la compatibilité de la plateforme avec l'ensemble des équipements, systèmes d'exploitation, navigateurs ou versions logicielles existants.

SEFODE Africa peut faire évoluer les exigences techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de la plateforme.

5.1. Création des comptes

Aucune inscription libre n'est ouverte aux utilisateurs de l'application web.

Les comptes des membres du personnel sont créés ou autorisés par les personnes habilitées au sein de l'établissement.

Les comptes des parents, tuteurs et élèves sont créés ou activés selon les procédures définies par l'établissement.

SEFODE Africa peut créer ou administrer les comptes institutionnels nécessaires à l'administration technique de la plateforme.

5.2. Exactitude des informations

L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes, à jour et pertinentes.

L'établissement est responsable de l'exactitude des informations qu'il introduit ou fait introduire dans la plateforme, notamment les données relatives aux élèves, aux parents et à son personnel.

5.3. Identifiants

Les identifiants sont personnels et confidentiels.

L'utilisateur s'interdit notamment :

• de communiquer ses identifiants à un tiers ;
• de permettre à un tiers d'utiliser son compte ;
• de contourner les mécanismes d'authentification ;
• de tenter d'obtenir les identifiants d'un autre utilisateur.

Tout utilisateur qui constate ou suspecte une utilisation non autorisée de son compte doit en informer immédiatement l'établissement ou le support compétent.

Les accès aux fonctionnalités de SEFODE School reposent sur un système de rôles et de permissions.

L'établissement détermine les droits d'accès nécessaires aux membres de son personnel, conformément à leurs fonctions.

Les permissions peuvent notamment être adaptées :

• à la fonction exercée ;
• au service concerné ;
• au niveau d'enseignement ;
• au cycle d'enseignement ;
• aux responsabilités confiées à l'utilisateur.

Lorsqu'un établissement comprend plusieurs cycles d'enseignement, l'accès d'un membre du personnel peut être limité à un cycle déterminé.

L'établissement est responsable de l'attribution, de la modification et de la suppression des habilitations de ses utilisateurs.

Il doit notamment désactiver sans délai les comptes des personnes qui ne sont plus habilitées à accéder à la plateforme.

SEFODE Africa peut suspendre un accès lorsqu'il existe un risque sérieux pour la sécurité de la plateforme ou des données, sous réserve d'en informer l'établissement concerné dans les meilleurs délais lorsque cela est possible.

L'accès aux données d'un élève par un parent ou son représentant légal est strictement limité aux seuls élèves auxquels il est dûment rattaché et pour lesquels l'établissement a préalablement autorisé l'accès à la plateforme.

Les identifiants et moyens d'authentification associés au compte parent ou représentant légal sont strictement personnels et confidentiels. Ils ne peuvent être communiqués, prêtés ou mis à la disposition d'un tiers, sous quelque forme que ce soit.

À ce titre, le parent ou représentant légal s'engage notamment à :

• assurer la confidentialité et la sécurité de ses identifiants et moyens d'authentification ;
• s'abstenir de communiquer, céder ou permettre l'utilisation de son compte par un tiers ;
• ne tenter, directement ou indirectement, d'accéder aux données relatives à un élève auquel il n'est pas dûment rattaché ;
• utiliser les données auxquelles il a légitimement accès exclusivement dans le cadre de la relation scolaire et pour les finalités auxquelles elles sont destinées ;
• s'abstenir de toute reproduction, diffusion, transmission ou utilisation des données à des fins étrangères à leur finalité légitime ou susceptibles de porter atteinte aux droits et à la vie privée des personnes concernées.

L'accès aux données depuis l'application mobile est, par principe, limité à la consultation. Sauf fonctionnalité expressément prévue par SEFODE School et autorisée par l'établissement, aucune modification, suppression ou intervention sur les données scolaires, administratives, financières ou disciplinaires de l'élève ne peut être effectuée par le parent ou le représentant légal depuis l'application mobile.

Les élèves peuvent accéder à SEFODE School dans la limite des fonctionnalités qui leur sont attribuées par leur établissement, en fonction notamment de leur niveau d'enseignement et des habilitations qui leur sont applicables.

Selon leur profil et les droits qui leur sont accordés, les élèves peuvent notamment accéder, à titre consultatif, aux informations suivantes :

• leurs notes, moyennes et, le cas échéant, leur classement ;
• leurs bulletins de notes ;
• leurs données relatives aux présences et aux retards ;
• leur emploi du temps ;
• les informations relatives à leur scolarité ;
• les informations disciplinaires auxquelles leur profil leur donne légitimement accès ;
• les communications et informations diffusées par leur établissement.

L'accès d'un élève est strictement limité à ses propres données. Il lui est interdit de rechercher, consulter, extraire, reproduire, divulguer ou utiliser les données relatives à d'autres élèves, sauf autorisation expresse et dans les conditions prévues par l'établissement.

Les établissements veillent à ce que les fonctionnalités accessibles aux élèves, notamment lorsqu'ils sont mineurs, soient configurées conformément au principe de minimisation des accès et aux exigences de protection de la vie privée, en tenant compte de leur âge, de leur niveau de maturité et de la nature des informations concernées.

À ce titre, les modalités d'accès et d'utilisation de SEFODE School sont conçues et paramétrées de manière à assurer aux élèves une information claire, accessible et adaptée à leur compréhension, ainsi qu'un niveau de protection approprié de leurs données personnelles, conformément aux principes de protection des données dès la conception et par défaut.

Les élèves sont également tenus de préserver la confidentialité de leurs moyens d'authentification et de s'abstenir de toute utilisation de leur compte susceptible de compromettre la sécurité, la confidentialité ou l'intégrité des données auxquelles ils ont légitimement accès.

SEFODE School est susceptible de traiter des données à caractère personnel relatives à des enfants et adolescents, notamment dans le cadre de leur inscription, de leur scolarité et du suivi de leur parcours au sein de l'établissement.

À ce titre, la plateforme est conçue et configurée selon une approche visant à garantir que chaque utilisateur ne puisse accéder qu'aux seules données strictement nécessaires à l'exercice de ses fonctions ou à l'exécution de sa relation avec l'établissement, conformément aux principes de minimisation des données, de confidentialité et de protection des données dès la conception et par défaut.

Aucune fonctionnalité de SEFODE School ne permet à un utilisateur de publier, diffuser ou mettre à la disposition de tiers, de manière libre ou non maîtrisée, des données à caractère personnel relatives à un autre élève.

Il appartient à chaque établissement de veiller à ce que les élèves ainsi que leurs parents ou représentants légaux reçoivent une information claire, accessible et appropriée sur les modalités d'utilisation de la plateforme ainsi que sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la gestion scolaire.

Lorsque, en application de la législation applicable, le traitement de certaines données est subordonné au recueil du consentement de la personne concernée ou, lorsque les conditions légales le prévoient, de son représentant légal, l'établissement veille à mettre en œuvre les modalités nécessaires au recueil d'un consentement valable, libre, spécifique, éclairé et univoque, ainsi qu'à permettre son retrait dans les mêmes conditions, lorsque ce retrait est juridiquement applicable.

SEFODE Africa s'interdit, sauf à disposer d'une base juridique appropriée et, lorsque celui-ci est légalement requis, d'un consentement valablement recueilli, d'utiliser les données relatives aux élèves à des fins étrangères à la fourniture et à la gestion des services de SEFODE School, notamment à des fins de prospection commerciale, de publicité ciblée, de profilage à des fins commerciales ou de toute autre exploitation incompatible avec les finalités initialement poursuivies.

Les données relatives aux élèves ne peuvent, en particulier, être réutilisées à des fins de développement ou d'entraînement de systèmes d'intelligence artificielle ou de constitution de bases de données commerciales en dehors des conditions prévues par la réglementation applicable et des engagements contractuels conclus avec l'établissement.

L'établissement demeure responsable de l'utilisation des fonctionnalités de gestion scolaire mises à sa disposition au moyen de SEFODE School, ainsi que des données et informations qu'il renseigne, importe, modifie ou fait renseigner sur la plateforme dans le cadre de ses activités.

À ce titre, il lui appartient notamment de veiller à :

• garantir l'exactitude, la pertinence et l'actualité des informations renseignées dans la plateforme et à procéder, le cas échéant, à leur rectification ;
• déterminer et maintenir des habilitations d'accès appropriées, en fonction des fonctions et responsabilités effectivement exercées par chaque membre de son personnel ;
• s'assurer que les données sont collectées et utilisées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, en lien avec la gestion et le suivi de la scolarité ;
• limiter l'accès aux informations pédagogiques, disciplinaires, administratives et financières aux seules personnes dont les fonctions justifient qu'elles en prennent connaissance ;
• veiller à ce que les données à caractère personnel ne fassent l'objet d'aucune communication, diffusion, extraction ou réutilisation non autorisée ;
• mettre à jour ou désactiver sans délai les comptes et habilitations des utilisateurs qui ne disposent plus d'un droit d'accès à la plateforme ;
• s'assurer, de manière générale, que l'utilisation des fonctionnalités de SEFODE School demeure conforme aux dispositions légales et réglementaires applicables, ainsi qu'aux règles internes de l'établissement.

SEFODE Africa met à la disposition de l'établissement les moyens techniques nécessaires à la gestion et à la sécurisation de ces informations. SEFODE Africa n'intervient toutefois pas dans les décisions pédagogiques, administratives, disciplinaires ou financières prises par l'établissement et ne saurait se substituer à celui-ci dans l'exercice de ses responsabilités légales et réglementaires.

L'utilisation des fonctionnalités de la plateforme ne saurait ainsi avoir pour effet de transférer à SEFODE Africa les responsabilités qui incombent légalement à l'établissement en sa qualité d'acteur de l'enseignement et, le cas échéant, de responsable des traitements de données à caractère personnel qu'il détermine.

SEFODE School met à la disposition des établissements des fonctionnalités permettant d'effectuer, sur la base des données et paramètres renseignés par leurs soins, certains calculs automatisés liés à l'évaluation et au suivi de la scolarité, notamment :

• le calcul des moyennes ;
• l'établissement des classements ;
• la génération de certaines appréciations ;
• le calcul de la note de conduite, selon les règles et paramètres définis par l'établissement.

Les règles, critères, coefficients, barèmes et modalités d'évaluation appliqués à ces calculs relèvent de la responsabilité de l'établissement et sont déterminés conformément à ses règles pédagogiques et aux dispositions réglementaires qui lui sont applicables.

SEFODE Africa intervient exclusivement en qualité de fournisseur de la solution technique permettant l'application automatisée des paramètres définis par l'établissement. À ce titre, SEFODE Africa ne saurait être tenue responsable de la pertinence, de la conformité ou de l'opportunité des règles pédagogiques, barèmes, coefficients ou critères d'évaluation déterminés par l'établissement.

L'établissement demeure, en toute circonstance, seul responsable de la validation des résultats produits par la plateforme, notamment avant leur publication ou leur communication officielle aux élèves, parents ou représentants légaux.

En cas d'anomalie constatée dans un résultat, l'établissement est tenu de procéder aux vérifications et, le cas échéant, aux corrections nécessaires avant toute communication officielle.

SEFODE School met à la disposition des établissements des fonctionnalités permettant d'enregistrer, de centraliser et d'assurer le suivi des informations relatives à la présence des élèves, à leurs absences, à leurs retards ainsi qu'aux événements et mesures disciplinaires intervenant dans le cadre de la vie scolaire.

Dans l'utilisation de ces fonctionnalités, l'établissement veille à ce que seules soient collectées et enregistrées les informations adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à la gestion et au suivi de la scolarité, conformément aux finalités poursuivies et aux dispositions légales et réglementaires applicables.

L'établissement s'assure également que l'accès aux informations relatives aux présences, aux absences, aux retards et à la discipline est strictement limité aux personnes dûment habilitées, dans la limite de ce qui est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions et conformément au principe du « besoin d'en connaître ».

Les informations relatives aux mesures ou sanctions disciplinaires ne peuvent être collectées, consultées, utilisées ou communiquées que pour les besoins légitimes de la gestion de la vie scolaire, du suivi de l'élève et de l'application des règles disciplinaires de l'établissement, dans le respect des droits et garanties reconnus aux personnes concernées.

Toute consultation, extraction, copie, reproduction, transmission, diffusion ou utilisation de ces informations par une personne non habilitée, ou pour une finalité étrangère à celle pour laquelle elles ont été collectées, est strictement interdite.

L'établissement demeure responsable de la qualification des faits, de l'appréciation des comportements et de l'adoption des éventuelles mesures disciplinaires. SEFODE Africa intervient exclusivement en qualité de fournisseur de la solution technique permettant l'enregistrement, le traitement et la consultation de ces informations, sans intervenir dans les décisions disciplinaires prises par l'établissement.

SEFODE School met à la disposition des établissements des fonctionnalités destinées à faciliter la gestion administrative et le suivi des frais de scolarité. À ce titre, la plateforme peut notamment permettre à l'établissement :

• de définir les différentes catégories de frais applicables ;
• de déterminer les montants, échéances et modalités de règlement ;
• de paramétrer les échéanciers et tranches de paiement ;
• d'enregistrer les paiements effectués ;
• de générer les reçus correspondants ;
• d'assurer le suivi des échéances et des éventuels retards de paiement ;
• d'adresser, le cas échéant, des rappels ou notifications aux parents ou représentants légaux concernés.

Les informations relatives aux paiements et aux opérations financières enregistrées dans la plateforme sont soumises à des mécanismes de traçabilité destinés à préserver l'intégrité et la fiabilité de l'historique des opérations.

À ce titre, lorsqu'une opération de paiement a été régulièrement enregistrée, elle ne peut faire l'objet d'une modification directe susceptible d'altérer ou de compromettre l'intégrité de l'historique financier. Toute correction, régularisation ou rectification doit être effectuée au moyen des fonctionnalités prévues à cet effet par la plateforme, notamment, selon le cas, par une annulation, une écriture de régularisation ou toute autre opération permettant de conserver une trace de la modification intervenue.

Il appartient à l'établissement de veiller à l'exactitude, à la complétude et à la régularité des informations financières saisies ou validées par ses utilisateurs habilités. SEFODE Africa intervient exclusivement en qualité de fournisseur de la solution technique permettant l'enregistrement, le suivi et la traçabilité de ces opérations et ne saurait être tenue responsable des erreurs, omissions ou inexactitudes résultant des informations renseignées, validées ou enregistrées par l'établissement ou par les utilisateurs agissant sous son autorité.

L'établissement demeure seul responsable de la détermination des frais de scolarité, de leurs modalités de perception, de l'encaissement des paiements ainsi que de la gestion de sa comptabilité et de ses obligations financières, fiscales et réglementaires.

À la date de la présente version, aucun prestataire de paiement en ligne n'est intégré de manière générale à SEFODE School.

Lorsque le paiement en ligne sera activé pour un établissement, les conditions particulières applicables au prestataire de paiement concerné seront communiquées aux utilisateurs.

Les données bancaires ou de paiement sensibles sont, lorsque cela est techniquement possible, traitées directement par le prestataire de paiement concerné selon ses propres conditions contractuelles et sa politique de confidentialité.

SEFODE Africa ne doit pas collecter ou conserver les données de paiement qui ne sont pas nécessaires à l'exécution du service.

SEFODE School permet aux établissements de communiquer avec les familles et les élèves.

Ces communications peuvent notamment concerner :

• les annonces ;
• les convocations ;
• les réunions ;
• les incidents ;
• les rendez-vous ;
• les informations pédagogiques ;
• les rappels de frais de scolarité ;
• les notifications liées au fonctionnement de la plateforme.

L'établissement est responsable du contenu des communications qu'il adresse.

L'utilisation de WhatsApp pour certaines communications implique l'intervention d'un prestataire technique spécialisé.

L'établissement doit s'assurer que les communications adressées par ce canal sont nécessaires, proportionnées et conformes à la réglementation applicable.

SEFODE School permet, sous certaines conditions, le transfert du dossier d'un élève entre deux établissements clients indépendants.

Ce transfert ne peut être réalisé que dans le cadre d'une procédure expressément prévue par la plateforme.

Il doit être initié par les personnes habilitées des établissements concernés.

Le transfert est sécurisé par un mécanisme d'authentification spécifique, notamment un code à usage unique dont la durée de validité est limitée.

Le transfert ne doit pas être utilisé pour accéder frauduleusement aux données d'un établissement.

L'établissement qui initie ou accepte le transfert demeure responsable de vérifier que celui-ci repose sur une base légitime et respecte les droits de l'élève et, le cas échéant, de son représentant légal.

Les utilisateurs et établissements demeurent responsables des contenus qu'ils introduisent dans SEFODE School.

Il leur est interdit d'introduire :

• des contenus illicites ;
• des contenus diffamatoires ou injurieux ;
• des contenus portant atteinte à la vie privée ;
• des données personnelles qui ne sont pas nécessaires à la finalité poursuivie ;
• des contenus portant atteinte aux droits de propriété intellectuelle d'un tiers ;
• des logiciels malveillants ;
• des contenus destinés à compromettre la sécurité de la plateforme.

L'établissement doit notamment veiller à ne pas utiliser les champs libres de la plateforme pour enregistrer des données sensibles qui ne seraient pas nécessaires à la gestion scolaire.

Les utilisateurs s'interdisent d'introduire dans SEFODE School des données personnelles sensibles ou particulièrement protégées qui ne seraient pas nécessaires aux finalités de la plateforme.

Lorsqu'une fonctionnalité nécessite exceptionnellement le traitement d'une catégorie particulière de données personnelles, l'établissement doit s'assurer que les conditions légales applicables sont réunies avant son utilisation.

Les données relatives à la santé, aux infractions, aux sanctions ou à d'autres catégories particulièrement protégées ne doivent être traitées que lorsqu'elles sont strictement nécessaires et dans le respect des conditions prévues par la réglementation applicable.

SEFODE Africa demeure titulaire ou licencié des droits portant sur :

• le logiciel ;
• l'architecture de la plateforme ;
• les interfaces ;
• les bases de données, dans la mesure où la loi le permet ;
• les éléments graphiques ;
• les logos ;
• les marques ;
• les textes ;
• les composants logiciels ;
• les fonctionnalités ;
• la documentation ;
• les développements spécifiques appartenant à SEFODE Africa.

Les présentes CGU n'emportent aucun transfert de propriété intellectuelle au profit de l'utilisateur ou de l'établissement.

L'utilisateur bénéficie uniquement d'un droit personnel, non exclusif, non cessible et limité d'utilisation de la plateforme pendant la durée de son habilitation.

Les données introduites par un établissement dans SEFODE School demeurent sous son contrôle, sous réserve des droits des personnes concernées et des droits éventuellement détenus par des tiers.

SEFODE Africa ne peut utiliser les données confiées par un établissement pour ses propres finalités indépendantes que lorsque cette utilisation est juridiquement autorisée et documentée.

En particulier, SEFODE Africa ne peut réutiliser les données scolaires confiées par un établissement :

• à des fins de publicité ;
• de prospection commerciale ;
• de constitution de fichiers commerciaux ;
• de profilage des élèves ;
• d'entraînement de modèles d'intelligence artificielle ;
• de commercialisation auprès de tiers ;

sans disposer d'une base juridique appropriée et, lorsque nécessaire, d'une autorisation ou d'un accord spécifique.

Cette séparation est essentielle dans une relation de sous-traitance : la CNIL rappelle qu'un sous-traitant ne peut réutiliser les données confiées pour son propre compte sans conditions appropriées et sans autorisation conforme au cadre applicable.

Les données traitées dans le cadre de l'utilisation de SEFODE School, notamment celles relatives aux établissements, aux élèves, aux parents ou représentants légaux et aux membres du personnel, ne font l'objet d'aucune réutilisation aux fins d'entraînement, de développement, de test ou d'amélioration de systèmes ou modèles d'intelligence artificielle pour le compte de SEFODE Africa ou de tiers, sauf lorsque cette réutilisation repose sur une base juridique valable, est expressément autorisée et fait l'objet d'une information appropriée des personnes concernées.

Toute intégration future d'une fonctionnalité reposant sur un système d'intelligence artificielle au sein de SEFODE School devra être précédée d'une analyse juridique, technique et organisationnelle appropriée, tenant compte notamment :

• de la finalité et des modalités de fonctionnement de la fonctionnalité ;
• de la nature et des catégories de données susceptibles d'être traitées ;
• de la base juridique applicable ;
• de la nécessité et de la proportionnalité du traitement ;
• des risques susceptibles d'affecter les droits et libertés des personnes concernées ;
• des exigences de transparence et d'information ;
• des garanties relatives à la sécurité, à la confidentialité et à la protection des données ;
• des modalités d'exercice des droits des personnes concernées ;
• ainsi que, le cas échéant, des conditions applicables aux transferts internationaux de données.

Lorsque la fonctionnalité envisagée est susceptible d'impliquer le traitement de données relatives à des mineurs, de données particulièrement sensibles ou de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, des garanties renforcées et des mesures d'encadrement appropriées devront être mises en œuvre préalablement à son déploiement.

L'utilisation de SEFODE School implique le traitement de données personnelles.

Ces traitements sont encadrés par la Politique de confidentialité de SEFODE School, qui constitue un document distinct des présentes CGU.

La Politique de confidentialité précise notamment :

• les catégories de données traitées ;
• les finalités ;
• les bases juridiques ;
• les responsables des traitements ;
• les sous-traitants ;
• les destinataires ;
• les durées de conservation ;
• les transferts internationaux ;
• les droits des personnes ;
• les modalités d'exercice de ces droits.

La présente clause ne remplace pas cette Politique de confidentialité.

Chaque établissement demeure responsable de la licéité des traitements qu'il détermine.

Il lui appartient notamment :

• d'informer les personnes concernées ;
• de déterminer les finalités et moyens des traitements relevant de ses activités ;
• de veiller à la pertinence et à l'exactitude des données ;
• de déterminer les habilitations ;
• de gérer les comptes de son personnel ;
• de respecter les droits des personnes concernées ;
• d'accomplir les formalités réglementaires requises ;
• de ne transmettre à SEFODE Africa que les données nécessaires ;
• de respecter les règles applicables aux données des mineurs.

Lorsque SEFODE Africa agit comme sous-traitant, il traite les données conformément aux instructions documentées de l'établissement et aux obligations contractuelles applicables.

Dans le cadre normal de l'exploitation de la plateforme, SEFODE Africa n'accède pas aux données pédagogiques et personnelles traitées pour le compte des établissements.

Toutefois, lorsqu'un besoin d'assistance, de maintenance ou de diagnostic technique le justifie, un accès technique temporaire peut être activé à la demande ou avec l'autorisation de l'établissement concerné, dans les conditions suivantes :

• l'accès est limité au besoin technique identifié ;
• son périmètre est restreint aux seules données et fonctionnalités nécessaires à l'intervention ;
• il est accordé pour une durée limitée au temps nécessaire à la réalisation de l'intervention ;
• les opérations effectuées dans ce cadre font l'objet de mesures de traçabilité appropriées.

À l'issue de l'intervention ou dès que l'accès ne présente plus d'utilité technique, celui-ci est désactivé.

SEFODE Africa s'engage à ne procéder à aucun accès, consultation ou utilisation des données qui ne serait pas justifié par l'exécution de ses obligations contractuelles, la fourniture d'une assistance technique sollicitée ou le respect d'une obligation légale ou réglementaire.

SEFODE Africa met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à assurer la sécurité de la plateforme et des données qu'elle traite.

Ces mesures comprennent notamment :

• l'isolation des données entre établissements ;
• la gestion des accès par rôles ;
• l'authentification des utilisateurs ;
• le stockage sécurisé des mots de passe ;
• le chiffrement des communications via HTTPS ;
• la limitation des accès techniques ;
• la journalisation des opérations pertinentes ;
• la sécurisation des transferts de dossiers ;
• la sauvegarde et la restauration des données ;
• la surveillance des incidents ;
• la séparation des environnements d'administration et des environnements des établissements.

La sécurité est mise en œuvre selon une approche fondée sur les risques.

SEFODE Africa peut faire évoluer les mesures de sécurité lorsqu'une évolution technique ou une menace nouvelle le justifie.

En cas de coupure de réseau, certaines saisies de notes peuvent être temporairement conservées localement sur l'appareil de l'utilisateur afin de permettre leur reprise.

Cette sauvegarde est limitée dans le temps et est actuellement configurée pour être automatiquement supprimée après vingt-quatre (24) heures.

L'utilisateur doit néanmoins éviter d'utiliser un équipement partagé ou non sécurisé pour saisir des données scolaires.

SEFODE Africa met en œuvre les moyens raisonnables permettant d'assurer la disponibilité de la plateforme.

Toutefois, SEFODE School peut être temporairement indisponible notamment en raison :

• d'opérations de maintenance ;
• de mises à jour ;
• d'incidents techniques ;
• d'une défaillance du réseau Internet ;
• d'une défaillance d'un prestataire d'infrastructure ;
• d'une cyberattaque ;
• d'un cas de force majeure.

Lorsque cela est raisonnablement possible, les opérations de maintenance susceptibles d'entraîner une interruption importante font l'objet d'une information préalable.

Les engagements de disponibilité, de temps de rétablissement et de niveau de support applicables à un établissement peuvent être précisés dans un SLA ou contrat de services distinct.

Le support technique de SEFODE School est assuré selon les modalités convenues entre SEFODE Africa et l'établissement concerné.

Pour toute demande relative au fonctionnement ou à la gestion de la scolarité, les utilisateurs sont invités à se rapprocher en priorité de leur établissement, notamment pour les questions concernant :

• les données et informations scolaires ;
• les notes, résultats et bulletins ;
• les absences et retards ;
• les mesures ou informations disciplinaires ;
• les frais de scolarité et les paiements ;
• les habilitations et droits d'accès ;
• le rattachement d'un élève à un parent ou représentant légal.

SEFODE Africa assure l'assistance relative aux difficultés techniques affectant le fonctionnement de la plateforme, dans les conditions prévues avec l'établissement. Elle n'intervient pas dans le traitement des demandes relevant de la gestion administrative, pédagogique, financière ou disciplinaire propre à chaque établissement.

Tout utilisateur s'engage à utiliser SEFODE School :

• conformément aux présentes CGU ;
• conformément aux lois et règlements applicables ;
• dans le respect des droits des autres utilisateurs ;
• dans le respect de la confidentialité des données ;
• uniquement pour les besoins liés à son rôle ou à sa relation avec l'établissement.

L'utilisateur s'interdit notamment :

• d'accéder aux données auxquelles il n'est pas habilité ;
• de tenter de contourner les restrictions d'accès ;
• d'utiliser le compte d'un tiers ;
• de partager ses identifiants ;
• d'extraire massivement des données sans autorisation ;
• de reproduire ou commercialiser les données scolaires ;
• de diffuser les données d'un élève ou d'un membre du personnel sans autorisation ;
• d'introduire un logiciel malveillant ;
• de perturber le fonctionnement de la plateforme ;
• d'effectuer des tests d'intrusion sans autorisation préalable ;
• de procéder à de l'ingénierie inverse, sauf dans les limites légalement autorisées ;
• de copier ou reproduire la plateforme sans autorisation ;
• d'utiliser les données de la plateforme à des fins commerciales non autorisées ;
• d'utiliser les données scolaires pour établir des profils publics ou commerciaux.

Les applications mobiles SEFODE School sont mises à la disposition des utilisateurs par l'intermédiaire des plateformes officielles de distribution d'applications. Afin de préserver la sécurité et l'intégrité du service, les utilisateurs sont invités à télécharger et à mettre à jour l'application exclusivement depuis ces sources officielles.

L'application peut proposer, selon les fonctionnalités disponibles et les capacités du terminal utilisé, un mécanisme de déverrouillage biométrique facultatif. Cette fonctionnalité repose sur les dispositifs de sécurité intégrés au système d'exploitation du terminal.

Pour chaque profil enfant, un code personnel peut être configuré. Celui-ci fait l'objet d'une vérification locale sur le terminal, conformément à l'architecture de sécurité de l'application, et n'est pas transmis à SEFODE School à cette seule fin.

Afin de prévenir tout accès non autorisé, le profil concerné est automatiquement verrouillé après une période d'inactivité déterminée par les paramètres de l'application.

SEFODE Africa est responsable de la fourniture et du fonctionnement technique de la plateforme dans les limites prévues par les présentes CGU et, le cas échéant, par le contrat conclu avec l'établissement.

SEFODE Africa ne saurait notamment être tenue responsable :

• des informations erronées saisies par un établissement ou un utilisateur ;
• des erreurs résultant de règles pédagogiques mal paramétrées par l'établissement ;
• des communications envoyées par l'établissement dont le contenu relève de sa responsabilité ;
• des usages illicites effectués par un utilisateur ;
• des indisponibilités imputables à un opérateur télécom ou fournisseur d'accès Internet ;
• des dommages résultant d'un équipement compromis de l'utilisateur ;
• de la divulgation d'identifiants résultant d'une faute de l'utilisateur ;
• des conséquences d'un défaut d'habilitation imputable à l'établissement.

Aucune disposition des présentes CGU ne saurait toutefois avoir pour effet d'exclure ou de limiter une responsabilité qui ne peut légalement l'être.

L'établissement demeure responsable :

• de la gestion de sa communauté scolaire ;
• de l'exactitude des données qu'il saisit ;
• des habilitations accordées ;
• des décisions pédagogiques ;
• des décisions disciplinaires ;
• de la facturation ;
• du contenu de ses communications ;
• du respect des droits des personnes concernées ;
• de la conformité des traitements qu'il détermine ;
• de l'utilisation légitime des données.

SEFODE School est un outil technique et ne se substitue pas aux responsabilités légales, administratives, pédagogiques ou disciplinaires de l'établissement.

SEFODE Africa peut modifier les présentes CGU afin de tenir compte notamment :

• de l'évolution de la plateforme ;
• de l'évolution des fonctionnalités ;
• des exigences de sécurité ;
• de l'évolution de la réglementation ;
• des recommandations des autorités compétentes.

Toute modification substantielle sera portée à la connaissance des utilisateurs par un moyen approprié.

Lorsque la modification nécessite une nouvelle acceptation en application de la loi ou du contrat, celle-ci sera recueillie avant la poursuite de l'utilisation du service concerné.

La version applicable est celle en vigueur au moment de l'utilisation de la plateforme, sous réserve des dispositions impératives applicables.

Les présentes CGU sont régies par le droit de la République du Bénin, sous réserve des dispositions impératives qui pourraient être applicables à l'utilisateur en raison de sa résidence ou de la localisation de l'activité concernée.

Les utilisateurs sont invités à rechercher en priorité une solution amiable à tout différend relatif à l'utilisation de SEFODE School.

Pour les relations entre SEFODE Africa et les établissements, les modalités de règlement des différends prévues dans le contrat de services ou le contrat d'abonnement conclu entre les parties s'appliquent.

À défaut d'accord amiable, les juridictions compétentes sont déterminées conformément aux règles de compétence applicables.

Pour toute question relative à l'utilisation de SEFODE School, n'hésitez pas à nous contacter par e-mail : contact@sefodeafrica.com

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation entrent en vigueur à compter du 18 août 2026.