Politique de confidentialité

SEFODE School accorde une importance particulière à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel.

Les traitements réalisés dans le cadre de la plateforme sont mis en œuvre conformément aux dispositions du Livre V de la loi n°2017-20 du 20 avril 2018 tel que révisé par la loi N° 2020-35 du 06 janvier 2021 portant Code du numérique en République du Bénin, applicable à la protection des données à caractère personnel.

À ce titre, SEFODE School applique notamment les principes de :

• licéité, loyauté et transparence ;
• limitation des finalités ;
• minimisation des données ;
• exactitude des données ;
• limitation de la conservation ;
• sécurité et confidentialité ;
• responsabilité.

2.1. Rôle des établissements scolaires

Pour les traitements de données qu'il détermine dans le cadre de ses activités scolaires, chaque établissement client de SEFODE School agit en qualité de responsable du traitement, lorsqu'il détermine les finalités et les moyens du traitement.

L'établissement détermine notamment les traitements nécessaires à la gestion de ses élèves, de leurs parents ou représentants légaux et de son personnel.

Il lui appartient notamment de :

• déterminer les finalités des traitements relevant de ses activités ;
• définir les catégories de données nécessaires ;
• déterminer les personnes habilitées à accéder aux données ;
• veiller à l'exactitude des données ;
• déterminer les durées de conservation applicables aux traitements qu'il détermine ;
• assurer l'information des personnes concernées ;
• répondre aux demandes d'exercice des droits.

2.2. Rôle de SEFODE Africa

SEFODE Africa, en qualité d'éditeur et d'exploitant de la plateforme SEFODE School, enregistrée au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier sous le numéro RCCM RB/ABC/26 B 11501 ; dont le siège social est sis à Quartier : Somé, Parcelle : Carré sans bornes, Maison : VITOGO TOTONDE, Tél : +2290165740302, Email : contact@sefodeafrica.com, représentée par Monsieur CATRAILLE Sèfodé Michel Boris Waren, son Gérant, intervient principalement en qualité de sous-traitant des établissements pour les traitements réalisés pour leur compte.

À ce titre, SEFODE Africa traite les données conformément aux instructions documentées de l'établissement et aux stipulations contractuelles applicables. La relation entre l'établissement et SEFODE Africa est encadrée par un contrat de sous-traitance conforme aux exigences applicables.

SEFODE Africa prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de vos données et respecter les obligations légales en matière de données personnelles. Elle s'engage fermement à respecter un ensemble de règles afin de garantir le respect de la confidentialité de l'ensemble des données vous concernant.

Engagement de transparence : SEFODE Africa s'engage à informer les personnes concernées, de manière claire, accessible et continue, sur les modalités de collecte, d'obtention, d'enregistrement, de conservation, d'utilisation et de traitement de leurs Données Personnelles, notamment dans le cadre de l'inscription et de la gestion administrative, pédagogique et financière des apprenants, de leur suivi académique, de l'utilisation des plateformes et services numériques de l'établissement, ainsi que des échanges et communications avec les apprenants, leurs représentants légaux, les membres du personnel et les autres personnes concernées.

Engagement de sécurisation : SEFODE Africa met en œuvre des mesures techniques, organisationnelles et opérationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience des Données Personnelles qu'elle traite. Ces mesures sont adaptées à la nature des données traitées, aux finalités des traitements et aux risques susceptibles d'affecter les personnes concernées. Elles couvrent l'ensemble du cycle de vie des données, depuis leur collecte jusqu'à leur conservation, leur utilisation, leur transmission, leur archivage et, le cas échéant, leur suppression ou destruction.

Engagement de non-diffusion : Les Données Personnelles collectées par SEFODE Africa ne font pas l'objet d'une diffusion à des tiers à des fins commerciales sans base juridique appropriée. Elles peuvent toutefois être communiquées aux personnes habilitées au sein de SEFODE Africa, ainsi qu'à ses sous-traitants, prestataires techniques et partenaires lorsque cette communication est nécessaire à la fourniture des services, à la gestion administrative, pédagogique ou financière de l'établissement, ou à la maintenance et à la sécurité de ses systèmes d'information. Les Données Personnelles peuvent également être communiquées aux autorités publiques ou administratives compétentes lorsque cette communication est requise par la législation ou la réglementation applicable.

Engagement de respect des droits des personnes concernées : SEFODE Africa garantit aux personnes concernées l'exercice effectif des droits qui leur sont reconnus par la réglementation applicable en matière de protection des Données Personnelles, notamment les droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et, lorsque les conditions légales sont réunies, les droits d'opposition et de portabilité. Ces droits peuvent être exercés selon les modalités précisées dans la présente Politique de confidentialité.

Engagement de protection des Données Personnelles : SEFODE Africa met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées destinées à prévenir notamment la destruction, la perte, l'altération, la falsification, la divulgation, la transmission ou l'accès non autorisé aux Données Personnelles, ainsi que tout autre traitement illicite ou non autorisé. SEFODE Africa veille également à ce que seules les personnes dûment habilitées puissent accéder aux Données Personnelles, dans la limite de leurs fonctions et de leurs besoins professionnels.

Engagement de conformité aux législations : SEFODE Africa s'engage à traiter les Données Personnelles conformément aux législations et réglementations applicables en matière de protection des données personnelles, notamment aux dispositions du Code du numérique béninois et aux exigences de l'autorité compétente en matière de protection des données personnelles. Lorsque des traitements sont réalisés dans d'autres juridictions, SEFODE Africa veille également au respect des règles applicables à ces traitements.

SEFODE Africa veille à maintenir un niveau de protection approprié des Données Personnelles en imposant à ses collaborateurs, sous-traitants et, le cas échéant, partenaires ayant accès à ces données, des obligations appropriées de confidentialité, de sécurité et de protection des données, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables.

2.3. Traitements relevant directement de SEFODE Africa

Pour certains traitements nécessaires à la gestion de sa propre activité, tels que la gestion de sa relation contractuelle avec les établissements clients, la facturation, la gestion de ses propres utilisateurs administratifs, la sécurité de ses systèmes ou la gestion de ses obligations légales, SEFODE Africa peut agir en qualité de responsable du traitement.

La qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant est ainsi déterminée traitement par traitement, en fonction de la réalité des rôles et responsabilités des parties.

SEFODE School est susceptible de traiter les Données Personnelles de différentes catégories de personnes concernées, selon leur relation avec l'établissement et les services proposés. Il peut notamment s'agir des catégories suivantes.

3.1. Les élèves et apprenants

Il s'agit notamment des élèves et apprenants inscrits ou suivis au sein des établissements utilisant les services de SEFODE School, quel que soit leur niveau d'enseignement, notamment dans le primaire, le secondaire et, le cas échéant, l'enseignement supérieur.

3.2. Les parents, représentants et tuteurs légaux

Cette catégorie comprend les parents, représentants légaux et tuteurs des élèves ou apprenants, notamment lorsque leurs Données Personnelles sont nécessaires à la gestion administrative, pédagogique, financière ou au suivi de la scolarité de l'élève ou de l'apprenant.

3.3. Le personnel et les collaborateurs des établissements

Les Données Personnelles peuvent également concerner les membres du personnel et les collaborateurs des établissements utilisateurs des services de SEFODE School, notamment :

• les membres de la direction ;
• le personnel administratif ;
• le personnel du secrétariat ;
• le personnel chargé de la vie scolaire et de la discipline, notamment le censorat ;
• le personnel chargé de la surveillance et de l'encadrement des élèves ;
• le personnel chargé de la gestion financière et comptable, notamment l'économat ;
• les enseignants et le personnel pédagogique ;
• ainsi que tout autre membre du personnel ou collaborateur dûment habilité à utiliser les services de SEFODE School.

3.4. Les utilisateurs administratifs et techniques

Cette catégorie comprend les personnes autorisées à accéder aux fonctionnalités d'administration, de gestion ou de maintenance de SEFODE School, notamment les administrateurs désignés par les établissements clients, les administrateurs de la plateforme ainsi que les personnels ou prestataires techniques habilités.

3.5. Les autres personnes en relation avec SEFODE School

Selon les services utilisés et les circonstances, les Données Personnelles peuvent également concerner toute autre personne entrant en relation avec SEFODE School ou avec un établissement utilisateur de ses services, lorsque le traitement de ses données est nécessaire à la fourniture, à la gestion, à la sécurisation ou à l'amélioration des services proposés.

Conformément aux articles 405 et 407 du Code du Numérique, la collecte et le traitement des données personnelles sont subordonnés à l'accomplissement de formalités préalables. Il peut s'agir, selon la catégorie de données concernées, de la déclaration de traitement des données ou de la demande d'autorisation de traitement auprès de l'Autorité de Protection des Données Personnelles.

Les traitements contenus dans cette politique ont fait l'objet de formalités préalables adéquates par SEFODE Africa auprès de l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP).

Vous pouvez contacter l'Autorité et vérifier les termes de la présente par le biais des coordonnées suivantes :

• Rue 6.076 « Aïdjèdo, Immeuble El MARZOUK Joël »
• 01 BP : 04837 Cotonou
• +229 21 32 57 88 / 69 55 00 00
• contact@apdp.bj
• www.apdp.bj

SEFODE School applique un principe de minimisation : seules les données nécessaires à une finalité déterminée sont traitées.

Les catégories de données susceptibles d'être traitées sont les suivantes.

5.1. Données relatives aux élèves

Données d'identification

• nom ;
• prénom ;
• date de naissance ;
• lieu de naissance ;
• sexe ;
• matricule.

Données scolaires et administratives

• établissement ;
• niveau ;
• classe ;
• historique d'inscription ;
• statut de l'élève ;
• changement de classe ;
• historique de scolarité.

Données pédagogiques

• notes ;
• moyennes ;
• appréciations ;
• classement ;
• bulletins ;
• devoirs et résultats associés.

Données relatives aux présences

• présence ou absence ;
• retards ;
• cours ou créneau concerné ;
• justification éventuelle de l'absence.

Données relatives à la vie scolaire et à la discipline

• sanctions ;
• motifs des sanctions ;
• informations relatives au suivi disciplinaire ;
• note de conduite.

Données financières liées à la scolarité

• frais applicables ;
• tranches de paiement ;
• paiements effectués ;
• historique des paiements ;
• reçus ;
• éventuels retards de paiement.

5.2. Données relatives aux parents et tuteurs légaux

• nom et prénom ;
• numéro de téléphone ;
• numéro utilisé pour WhatsApp lorsque ce canal est activé ;
• lien avec l'élève ;
• qualité de contact principal ou secondaire ;
• identifiants nécessaires à l'accès au compte.

5.3. Données relatives au personnel des établissements

• nom et prénom ;
• adresse électronique ;
• numéro de téléphone lorsque nécessaire ;
• fonction ou rôle ;
• cycle d'enseignement concerné ;
• identifiants de connexion ;
• habilitations et permissions.

5.4. Données techniques et de sécurité

Pour assurer le fonctionnement et la sécurité de la plateforme, certaines données techniques peuvent être traitées, notamment :

• données de connexion ;
• informations relatives à l'authentification ;
• journaux techniques et de sécurité ;
• informations relatives aux opérations effectuées ;
• informations relatives au terminal ou à l'environnement technique, lorsque nécessaires ;
• adresse IP, lorsque celle-ci est collectée dans le cadre des mécanismes de sécurité et de journalisation.

Ces données sont utilisées notamment à des fins de sécurité, de diagnostic, de prévention des accès non autorisés et de traçabilité.

5.5. Données biométriques

SEFODE School propose, sur certains appareils mobiles, un déverrouillage biométrique optionnel.

Lorsque cette fonctionnalité est activée, la vérification biométrique est réalisée au niveau du terminal utilisé.

SEFODE School ne collecte ni ne stocke les empreintes digitales ou les données de reconnaissance faciale utilisées par le système biométrique du terminal.

Le fonctionnement effectif de cette fonctionnalité doit néanmoins être régulièrement vérifié afin de s'assurer qu'aucune donnée biométrique n'est transmise aux serveurs de SEFODE School.

5.6. Absence de collecte de photographies

À la date de la présente Politique, SEFODE School ne collecte ni ne publie de photographie des élèves dans le cadre des fonctionnalités décrites.

Toute évolution ultérieure nécessitant la collecte ou l'utilisation de photographies fera l'objet d'une information appropriée et, lorsque nécessaire, du recueil d'une autorisation ou d'un consentement distinct.

SEFODE School ne collecte et ne traite les Données Personnelles des personnes concernées que dans la mesure nécessaire à la fourniture, à la gestion, à la sécurisation et à l'amélioration de ses services, notamment pour les besoins de l'inscription et du suivi des élèves et apprenants, de la gestion administrative, pédagogique et financière, de la communication avec les élèves, les parents ou représentants légaux et le personnel des établissements, ainsi que de la gestion et de la maintenance de ses services et outils numériques.

Les Données Personnelles ainsi collectées peuvent faire l'objet de traitements automatisés et/ou non automatisés, notamment aux fins de collecte, d'enregistrement, d'organisation, de consultation, d'utilisation, de conservation, de modification, d'extraction, de transmission, d'archivage et de suppression, conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et aux obligations légales et réglementaires applicables.

SEFODE School n'utilise pas les Données Personnelles à des fins de profilage à l'insu des personnes concernées et ne soumet pas celles-ci à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou les affectant de manière significative, sauf lorsque la réglementation applicable l'autorise ou l'exige et sous réserve des garanties prévues par celle-ci.

Les données personnelles sont traitées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Selon le profil de l'utilisateur et les fonctionnalités utilisées, les données peuvent notamment être traitées pour les finalités suivantes.

7.1. Gestion administrative et scolaire

• création et gestion des dossiers élèves ;
• inscription et suivi administratif ;
• gestion des classes, niveaux et matières ;
• gestion des changements de classe ;
• suivi de l'historique scolaire ;
• émission des certificats de scolarité ;
• gestion des comptes utilisateurs.

7.2. Gestion pédagogique

• saisie et gestion des notes ;
• calcul des moyennes ;
• calcul des classements ;
• génération des bulletins ;
• gestion des appréciations ;
• suivi des devoirs ;
• consultation des résultats pédagogiques.

7.3. Gestion des présences et de la vie scolaire

• suivi des présences et absences ;
• gestion des retards ;
• enregistrement des justificatifs ;
• suivi des incidents ;
• gestion des sanctions disciplinaires ;
• établissement de la note de conduite.

7.4. Gestion financière

• définition des frais de scolarité ;
• gestion des tranches de paiement ;
• enregistrement des paiements ;
• génération des reçus ;
• suivi des impayés et retards ;
• envoi de rappels et notifications.

Lorsque des paiements en ligne seront intégrés à SEFODE School, les traitements associés feront l'objet d'une information spécifique et seront encadrés avec les prestataires de paiement concernés.

7.5. Communication avec les familles

Les données peuvent être utilisées afin de permettre :

• l'envoi d'annonces ;
• l'envoi de convocations ;
• la communication d'informations relatives aux réunions ;
• le signalement d'incidents ;
• la gestion des rendez-vous ;
• l'envoi de notifications relatives à la scolarité.

Lorsque WhatsApp est utilisé pour certaines notifications ou relances, les données strictement nécessaires à cet effet peuvent être transmises au prestataire technique concerné.

7.6. Authentification et gestion des habilitations

Les données sont traitées afin de :

• créer les comptes ;
• authentifier les utilisateurs ;
• gérer les rôles et permissions ;
• limiter l'accès aux seules fonctionnalités nécessaires ;
• restreindre, lorsque nécessaire, l'accès d'un membre du personnel à un cycle d'enseignement déterminé ;
• sécuriser les comptes et les sessions.

7.7. Sécurité et prévention des incidents

Les données techniques et journaux peuvent être traités afin de :

• détecter et prévenir les accès non autorisés ;
• prévenir les comportements frauduleux ou abusifs ;
• assurer la traçabilité des opérations ;
• détecter les anomalies techniques ;
• assurer la sécurité de l'infrastructure ;
• gérer les incidents de sécurité.

7.8. Support et maintenance

SEFODE Africa peut traiter certaines données techniques afin de fournir une assistance aux établissements et de diagnostiquer les incidents affectant la plateforme.

L'accès aux données pédagogiques et personnelles des établissements n'est pas réalisé dans le fonctionnement normal du service.

Lorsqu'un accès technique de diagnostic est nécessaire, celui-ci peut être activé temporairement à la demande de l'établissement et limité à la lecture, conformément aux procédures d'accès applicables.

7.9. Respect des obligations légales

Les données peuvent également être traitées lorsque cela est nécessaire au respect d'une obligation légale ou réglementaire applicable à l'établissement, à SEFODE Africa ou à leurs prestataires.

7.10. Gestion des réclamations et contentieux

Certaines données peuvent être conservées et traitées lorsqu'elles sont nécessaires à la gestion des réclamations, à l'établissement de la preuve, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Il est rappelé que ces finalités s'inscrivent dans un traitement global et cohérent des Données Personnelles nécessaire à la fourniture des services proposés par SEFODE School.

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes et organismes qui doivent y accéder au regard de leurs fonctions et des finalités poursuivies.

Selon les traitements concernés, les destinataires peuvent notamment être :

8.1. Les établissements scolaires

Les personnes habilitées au sein de l'établissement peuvent accéder aux données nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.

Les droits d'accès sont déterminés selon les rôles et permissions attribués.

8.2. Les élèves, parents et tuteurs

Les utilisateurs de l'application mobile peuvent accéder aux données auxquelles leur profil leur donne droit.

Un compte parent ne peut accéder qu'aux données des enfants qui lui sont rattachés conformément aux habilitations définies par l'établissement.

8.3. SEFODE Africa

SEFODE Africa peut accéder aux données nécessaires à l'administration technique de la plateforme et à la fourniture du support, dans les limites prévues par les contrats et les instructions des établissements.

Dans le cadre normal de son activité, SEFODE Africa n'accède pas aux données pédagogiques et personnelles des établissements.

8.4. Les sous-traitants et prestataires techniques

SEFODE Africa peut faire appel à des prestataires techniques nécessaires à l'exploitation de la plateforme, notamment pour :

• l'hébergement ;
• l'infrastructure technique ;
• les communications et notifications ;
• la maintenance ;
• la sécurité ;
• la distribution des applications.

Ces prestataires ne peuvent accéder aux données que dans la mesure nécessaire à la fourniture du service concerné et doivent être contractuellement soumis à des obligations appropriées de confidentialité et de sécurité.

8.5. Les autorités compétentes

Les données peuvent être communiquées aux autorités administratives, judiciaires ou de contrôle lorsqu'une obligation légale ou réglementaire l'impose ou lorsque cette communication est nécessaire à l'exercice ou à la défense d'un droit.

SEFODE Africa ne vend pas, ne loue pas et ne commercialise pas les données personnelles confiées dans le cadre de SEFODE School.

Les principaux prestataires techniques actuellement identifiés sont les suivants :

La liste des prestataires peut évoluer en fonction des besoins techniques ou fonctionnels de la plateforme.

Tout nouveau sous-traitant ayant accès à des données personnelles est soumis aux exigences contractuelles et de sécurité applicables.

Les traitements réalisés par un sous-traitant sont encadrés par un contrat définissant notamment l'objet, la durée, les finalités, les catégories de données et les obligations de sécurité.

Les données personnelles ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées, sauf lorsque leur conservation est imposée ou autorisée par une obligation légale, réglementaire ou lorsqu'elle est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Les durées de conservation sont déterminées en fonction de la nature des données et de la finalité du traitement.

À titre général :

• les données nécessaires à la gestion active d'un élève sont conservées pendant sa période de scolarisation au sein de l'établissement ;
• les données nécessaires à l'historique scolaire peuvent être conservées après le départ de l'élève lorsque leur conservation est nécessaire à la continuité, à la justification ou à la preuve de la scolarité ;
• les données relatives aux paiements et à la facturation sont conservées pendant les durées nécessaires à la gestion administrative, comptable, fiscale ou probatoire applicable ;
• les comptes utilisateurs sont conservés pendant la période d'utilisation des services et, le cas échéant, pendant une durée nécessaire à la gestion des obligations contractuelles ou à la sécurité ;
• les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une durée proportionnée à leur finalité ;
• les données utilisées pour la gestion des demandes de droits sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et à la gestion de la preuve de son traitement.

Une politique interne de conservation et d'archivage précise les durées applicables à chaque catégorie de données.

La désactivation d'un compte ou le départ d'un élève ne conduit donc pas automatiquement à l'effacement immédiat de toutes les données lorsque la conservation de certaines informations est nécessaire pour respecter une obligation légale ou préserver l'historique scolaire.

À l'issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées conformément aux règles applicables.

Pour plus d'informations concernant les durées de conservation, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : Quartier : Somé, Parcelle : Carré sans bornes, Maison : VITOGO TOTONDE, Tél : +2290165740302, Email : contact@sefodeafrica.com

La base de données et l'application web de SEFODE School sont actuellement hébergées sur un serveur privé virtuel situé en Afrique du Sud. À ce titre, certaines Données Personnelles peuvent être hébergées, stockées ou rendues accessibles depuis un État situé en dehors du territoire de la République du Bénin.

SEFODE Africa veille à ce que tout transfert, hébergement ou accès à distance à des Données Personnelles en dehors du territoire béninois soit réalisé dans le respect des dispositions du Code du numérique béninois, ainsi que des exigences et prescriptions de l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) applicables en matière de transfert ou de communication de Données Personnelles vers un pays étranger.

Avant tout transfert ou mise à disposition de Données Personnelles vers un État étranger, SEFODE Africa s'assure notamment que les conditions légales et réglementaires applicables sont réunies et que des garanties appropriées sont mises en place afin d'assurer un niveau de protection adéquat des Données Personnelles.

Lorsque le transfert est effectué dans le cadre des services fournis par un prestataire ou un sous-traitant établi à l'étranger, SEFODE Africa veille à ce que les obligations contractuelles, notamment en matière de confidentialité, de sécurité, de limitation des finalités, de conservation et de protection des Données Personnelles, soient clairement définies et respectées.

SEFODE Africa tient une documentation appropriée relative aux flux de Données Personnelles concernés, à leurs destinataires, aux pays vers lesquels les données sont transférées ou depuis lesquels elles sont accessibles, ainsi qu'aux garanties et mesures de protection mises en œuvre.

Les personnes concernées sont informées, conformément aux exigences du cadre juridique béninois applicable, de l'existence de ces transferts ou de ces opérations d'hébergement à l'étranger, ainsi que des informations pertinentes relatives à la protection de leurs Données Personnelles.

Le Code du Numérique vous donne sur vos données personnelles des droits. Dans le cadre des activités de traitements au sein de SEFODE Africa, les droits suivants peuvent être exercés :

• droit d'accès aux informations collectées ;
• droit d'interrogation ;
• droit de modification ;
• droit de rectification ;
• droit d'opposition au traitement ;
• droit de suppression de données ;
• droit à l'oubli ;
• droit à réparation.

Vous pouvez consulter la définition de ces droits à l'adresse : https://apdp.bj/wp-content/uploads/2022/01/Droits_Des_Personnes_Concernees_Pt_YD_sans-Bonhomme.pdf

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant par e-mail : contact@sefodeafrica.com

Nous garantissons une réponse à vos demandes en moyenne dans un délai d'un (01) mois à compter de la date de dépôt.

SEFODE Africa met en œuvre, compte tenu de la nature des traitements et des risques associés, des mesures techniques et organisationnelles destinées à garantir la sécurité des données personnelles.

Ces mesures comprennent notamment :

• l'isolation des données entre établissements ;
• la gestion des accès par rôles et permissions ;
• la limitation des accès selon les fonctions exercées ;
• le chiffrement des communications via HTTPS ;
• la protection des mots de passe par des mécanismes de stockage sécurisés ;
• l'absence de stockage des mots de passe en clair ;
• la création des comptes par des utilisateurs habilités ;
• la limitation des accès techniques ;
• la journalisation des opérations pertinentes ;
• la protection des transferts de dossiers d'élèves ;
• la limitation dans le temps des mécanismes temporaires de sauvegarde ;
• la suppression automatique de certaines données locales temporaires ;
• la séparation entre l'espace d'administration SEFODE Africa et les espaces des établissements.

Les accès de diagnostic technique sont désactivés par défaut et peuvent être activés temporairement à la demande de l'établissement.

SEFODE Africa veille également à ce que les personnes autorisées à traiter des données soient soumises à des obligations appropriées de confidentialité.

Certaines données saisies localement, notamment les notes, peuvent être temporairement conservées sur l'appareil de l'utilisateur afin de permettre la poursuite de la saisie en cas de coupure réseau.

Cette sauvegarde :

• est temporaire ;
• est limitée aux données nécessaires à la reprise de la saisie ;
• est automatiquement supprimée après la période prévue par la plateforme, actuellement fixée à vingt-quatre (24) heures ;
• n'a pas vocation à constituer une base permanente de conservation.

SEFODE School peut utiliser des cookies, jetons d'authentification, mécanismes de stockage local ou toute autre technologie similaire strictement nécessaire à l'authentification des utilisateurs, à la sécurisation des comptes, à la prévention des accès non autorisés et au bon fonctionnement de la plateforme.

Les cookies et technologies similaires sont conservés pendant une durée maximale de soixante (60) jours, conformément aux exigences applicables de l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP), sauf lorsque leur conservation pour une durée différente est strictement nécessaire pour répondre à une obligation légale, assurer la sécurité des systèmes d'information ou satisfaire à une finalité spécifique dûment justifiée.

Lorsque SEFODE School utilise des cookies ou technologies similaires à des fins autres que celles strictement nécessaires au fonctionnement de la plateforme, notamment à des fins de mesure d'audience, de personnalisation des services ou de communication ciblée, les personnes concernées en sont préalablement informées et, lorsque la réglementation applicable l'exige, leur consentement est recueilli avant leur activation.

SEFODE School met à la disposition des utilisateurs une information claire et accessible relative aux catégories de cookies et technologies similaires utilisés, à leurs finalités, à leur durée de conservation ainsi qu'aux modalités permettant, lorsque cela est applicable, de gérer ou de retirer leur consentement.

Certaines fonctionnalités de SEFODE School permettent l'envoi de communications via WhatsApp, notamment des rappels relatifs aux frais de scolarité et certaines notifications de l'établissement.

Lorsque ce canal est utilisé, les données strictement nécessaires à l'envoi de la communication peuvent être transmises au prestataire technique utilisé à cette fin.

L'établissement demeure responsable de déterminer les communications qu'il souhaite adresser aux familles et de s'assurer que leur contenu et leur fréquence sont conformes à la réglementation applicable.

SEFODE Africa utilise les coordonnées communiquées dans le cadre des relations avec les personnes concernées exclusivement pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Toute utilisation à des fins commerciales indépendantes fait l'objet d'une information préalable de la personne concernée et repose sur une base juridique appropriée, conformément à la réglementation applicable.

SEFODE School fournit des services numériques susceptibles d'être utilisés par des établissements scolaires dans le cadre de la gestion et du suivi d'élèves, y compris de mineurs. À ce titre, une attention particulière est accordée à la protection de leurs Données Personnelles et à la mise en œuvre de mesures adaptées à leur âge et à leur situation.

Dans le cadre des services fournis par SEFODE School, l'établissement scolaire demeure responsable de la collecte des Données Personnelles des élèves et, lorsque le traitement repose sur le consentement, du recueil et de la gestion de celui-ci auprès des personnes habilitées à le donner, conformément aux dispositions du droit béninois applicable. L'établissement veille notamment, lorsque cela est requis, à recueillir le consentement ou l'autorisation du parent, du représentant légal ou de toute personne habilitée à agir au nom du mineur.

SEFODE School intervient en qualité de prestataire de services et de sous-traitant technique de l'établissement scolaire, dans les limites des instructions qui lui sont communiquées et pour les finalités définies par celui-ci. SEFODE Africa ne recueille pas directement, pour son propre compte, le consentement des parents ou représentants légaux aux traitements mis en œuvre pour le compte des établissements scolaires.

Lorsque l'exercice d'un droit relatif aux Données Personnelles d'un élève mineur nécessite l'intervention de son parent, représentant ou tuteur légal, SEFODE Africa traite la demande conformément aux instructions de l'établissement scolaire et au cadre juridique béninois applicable.

SEFODE Africa veille à ce que les informations relatives aux traitements de Données Personnelles accessibles au moyen de ses services soient présentées de manière claire, compréhensible et accessible, en tenant compte, lorsque cela est pertinent, de l'âge et du niveau de compréhension des élèves concernés.

Les établissements scolaires utilisateurs des services de SEFODE School sont responsables de s'assurer que les informations nécessaires sont communiquées aux élèves, à leurs parents ou représentants légaux et que les éventuels consentements requis sont recueillis préalablement à la mise en œuvre des traitements concernés.

SEFODE School met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d'assurer la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la sécurité des Données Personnelles des élèves mineurs qui lui sont confiées dans le cadre de ses prestations.

SEFODE Africa met en place des mesures techniques et organisationnelles ainsi que des procédures appropriées permettant de prévenir, détecter, évaluer, documenter et gérer les incidents susceptibles de compromettre la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité ou la sécurité des Données Personnelles traitées dans le cadre de ses services.

Lorsqu'une violation de Données Personnelles est constatée ou suspectée, SEFODE Africa prend, dans les meilleurs délais, les mesures nécessaires pour contenir, analyser et remédier à l'incident, en limiter les conséquences et préserver les éléments utiles à son analyse et à sa documentation.

Lorsque SEFODE Africa intervient en qualité de sous-traitant pour le compte d'un établissement scolaire, elle informe celui-ci, dans les meilleurs délais et conformément aux dispositions contractuelles applicables, de toute violation de Données Personnelles dont elle a connaissance et qui concerne les données traitées pour son compte. Cette notification comporte, dans la mesure des informations disponibles, les éléments nécessaires à l'établissement pour évaluer la violation et satisfaire à ses propres obligations légales et réglementaires.

L'établissement scolaire, en sa qualité de responsable du traitement, demeure chargé d'apprécier l'opportunité et, le cas échéant, d'effectuer les notifications requises auprès de l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) et, lorsque les conditions légales sont réunies, d'informer les personnes concernées.

SEFODE Africa apporte à l'établissement toute coopération raisonnablement nécessaire à l'analyse et à la gestion de la violation, notamment en lui communiquant les informations pertinentes dont elle dispose et en mettant en œuvre, à sa demande et selon ses instructions, les mesures correctives relevant de son périmètre d'intervention.

Les contrats conclus entre SEFODE Africa et les établissements scolaires ainsi qu'avec ses éventuels sous-traitants prévoient les obligations relatives à la sécurité, à la détection, à la notification, à la coopération et à la gestion des violations de Données Personnelles, conformément au cadre juridique béninois applicable et aux responsabilités respectives des parties.

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de Protection des Données Personnelles. La plainte est :

• déposée au siège de l'Institution, Rue 6.076, Aïdjèdo, Cotonou ;
• adressée (mail uniquement) à l'adresse : contact@apdp.bj

Ceci est sans préjudice d'un recours devant un tribunal compétent.

La présente Politique de confidentialité est susceptible d'être mise à jour afin de tenir compte notamment :

• de l'évolution des activités et des services proposés par SEFODE Africa ;
• de l'évolution des fonctionnalités et des services numériques de SEFODE School ;
• de l'évolution des prestataires, sous-traitants et partenaires intervenant dans la fourniture des services ;
• de l'évolution des traitements et des finalités poursuivies ;
• des évolutions législatives et réglementaires applicables en matière de protection des Données Personnelles ;
• des recommandations, décisions ou orientations de l'Autorité de Protection des Données Personnelles (APDP) ;
• de l'évolution des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre pour assurer la sécurité des Données Personnelles.

Les modifications apportées à la présente Politique peuvent notamment avoir pour objet de tenir compte d'évolutions techniques, opérationnelles, juridiques ou réglementaires.

Toute modification substantielle susceptible d'affecter les droits des personnes concernées ou les conditions dans lesquelles leurs Données Personnelles sont traitées fait l'objet d'une information appropriée, par tout moyen adapté, conformément aux exigences du cadre juridique béninois applicable.

La version en vigueur de la présente Politique est accessible aux personnes concernées sur les supports et interfaces utilisés pour la fourniture des services.

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La présente Politique de confidentialité entre en vigueur à compter du 23 août 2026.

Elle s'applique à l'ensemble des traitements de Données Personnelles mis en œuvre par SEFODE Africa dans le cadre de ses activités et des services proposés par SEFODE School, sous réserve des dispositions particulières applicables à certains traitements ou aux établissements scolaires utilisateurs de ses services.